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Come organizzare un evento aggregativo incentrato sulla customer experience in 4 passi

Il successo di un evento dipende dalla sua capacità di coinvolgere le persone sul piano cognitivo ed emozionale. Quanti eventi offrono l’opportunità di vivere davvero esperienze che appaghino bisogni, desideri e aspettative dei partecipanti?

In questo post vogliamo suggerirti come organizzare un evento aggregativo in quattro passi in cui i partecipanti siano al centro del processo di costruzione e fruizione dell’evento e si sentano coinvolti fin da subito.

 

 

Lo facciamo attraverso l’analisi della case history di PyCon Nove, conferenza dedicata al linguaggio di programmazione Python che ogni anno riunisce le principali community di settore. Giunta alla nona edizione, Pycon dal 2011 è organizzata presso FH Grand Hotel Mediterraneo – Centro Congressi il Globo di Firenze.

 

Il partecipante al centro dell’esperienza dell’evento aggregativo

In che modo un evento può offrire esperienze soddisfacenti per il proprio pubblico?

  1. L’utente come parte attiva nella definizione dei contenuti

Se è vero che l’ospite è al centro dell’evento, questo dovrebbe avere voce in capitolo anche nella scelta dei contenuti. Solo così il programma sarà personalizzato al massimo. L’ospite da spettatore diventa attore dell’evento.

Matteo Benci ci spiega come organizzare un evento aggregativo come il Pycon
Matteo Benci – Coordinatore Pycon Italia

Matteo Benci, coordinatore di PyCon Italia racconta: “Il 90% dei nostri talk è proposto e condotto dai membri delle community Python. L’associazione suggerisce dei macro temi, spetta poi ai singoli utenti proporre argomenti specifici costruiti su casi d’uso e nuovi sviluppi del codice. I talk sono scelti tramite sistemi di votazione comunitaria. È la platea che partecipa all’evento che definisce il programma in base ai suoi interessi formativi”.

 

Meeting design: integrazione tra esperienza fisica e virtuale

In un evento aggregativo il pubblico è al centro. Ogni aspetto della conferenza deve essere pensato in relazione alle sue esigenze: dai particolari, come ad esempio la scelta del badge, per arrivare all’allestimento degli spazi.

 

 

L’evento PyCon Nove è un buon esempio di meeting design: ricrea in una sede reale l’atmosfera informale e aperta al confronto tipica delle community virtuali, e integra l’esperienza fisica del pubblico nel contesto dell’evento, con quella digitale, in una naturale continuità informativa.

Matteo afferma: “Il rapporto che si crea tra i partecipanti durante l’evento dà vita a legami che vanno al di là della semplice collaborazione professionale. Questo dà forza e fa crescere ulteriormente la community”.

 

 

ll Centro Congressi il Globo, per l’occasione, è strutturato come un hub, con un open space dedicato al networking e con salette per i talk con diretta streaming. Non mancano eventi di socializzazione a metà fra intrattenimento e formazione.

Pycon Nove è un esempio riuscito su come organizzare evento aggregativo

Twitter è la piattaforma digitale dove i partecipanti commentano in tempo reale l’evento e dove i relatori inseriscono link utili, come le slide dei propri talk.

 

Matteo continua: “Nella fase pre-evento, oltre al blog e ai canali social di Pycon, i partecipanti interagiscono tra loro e discutono con lo staff tramite Slack, una sorta di forum-chat. Durante l’evento, l’app consente di votare i talk e lasciare commenti, che condividiamo con i relatori nell’ottica di migliorare sempre di più l’offerta”.

Come organizzare evento aggregativo ben riuscito come il Pycon Nove

  1. Rendere l’evento inclusivo

Un evento aggregativo incentrato sulla customer experience deve considerare ogni singola esigenza e problematica dei diversi pubblici di riferimento. Solo così può creare delle esperienze di fruizione a misura di ogni categoria.

Matteo afferma: “La filosofia di PyCon è inclusiva e incoraggia la partecipazione di tutti. Oltre alle sessioni per gli addetti ai lavori,organizziamo workshop gratuiti per scolari e insegnati, chiedendo prima quali siano aspettative e preferenze tematiche. Tramite partnership, distribuiamo anche biglietti gratuiti a studenti e disoccupati”.

 

 

“In soli tre anni – continua Matteo – la percentuale di relatrici donne è salita al 40% e la partecipazione di pubblico rosa al 20%. Lavoriamo molto per rendere l’evento interessante e accogliente anche per l’universo femminile.

 

  1. Format coinvolgenti e partecipativi

Basta con le solite sessioni frontali. Per una fruizione di qualità dell’evento ci vuole interattività. Chi partecipa deve avere la possibilità di mettersi in gioco, scambiare opinioni e, perché no, divertirsi!

Matteo afferma “In un evento, l’aspetto di socializzazione è importante quanto l’apprendimento. Per questo alle sessioni formative alterniamo eventi più coinvolgenti. Ad esempio i MeetUp delle community, dove i partecipanti, davanti a una buona birra, possono apprendere le nuove scoperte sul codice”.

 

 

Per coinvolgere i partecipanti la dimensione del gioco e l’effetto sorpresa sono l’ideale.

“La proposta di un piccolo gioco in squadre – continua Matteo – è accolta con entusiasmo dalla nostra community: tra enigmi da risolvere, frasi segrete e il videogioco snake, il nostro mini team building, ha permesso ai partecipanti di conoscersi meglio e divertirsi”.

Altro spunto per un evento incentrato sulla customer experience è quello di pensare ad attività di servizio per arricchire non solo l’evento, ma soprattutto la comunità che lo vive.

Matteo continua: “Un altro format di PyCon Nove è la recruiting session, dove le aziende sponsor pubblicizzano le posizioni lavorative aperte e i partecipanti hanno la possibilità di lasciare il proprio CV e fare un colloquio”.

 

Un evento creato dalle persone per le persone

PyCon Nove è un evento costruito da, ma soprattutto, per le persone. Partecipazione è la parola chiave.

“Stimoliamo i membri delle community – sostiene Matteo – a mettere in campo le proprie esperienze: dalla condivisione di scoperte e competenze, a regalare parte del proprio tempo come volontario dell’evento o mentor per i workshop gratuiti.”

 

 

Lo staff del Pycon è stato di grande aiuto e collaborazione nella riuscita dell'evento aggregativo
Staff Pycon Nove

Lo spirito di condivisione, unito alla grande passione e professionalità di organizzatori, volontari e staff del Centro Congressi il Globo, ha determinato il successo dell’evento, che ha registrato quasi 700 presenze e un grande coinvolgimento del pubblico.

 

 

Matteo termina: “Concluso l’evento mi porto a casa tanta soddisfazione. Con Adele, event planner del Centro Congressi il Globo, ho instaurato un grande rapporto di fiducia e so che posso contare su un servizio di qualità e velocità d’intervento. E poi che dire di Firenze? non nascondo che molti ospiti stranieri decidono di partecipare anche grazie al fascino della città.”

Scopri il Centro Congressi il Globo

 

Francesca Pallecchi
Redattrice

Tra un post e l’altro mi diletto con qualche concertino, un buon libro e un pizzico di meditazione. Ma niente mi rende più felice di viaggiare per il mondo zaino in spalla. Il mio motto è: l’importante è partire!

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