Molto spesso, quando si parla di organizzazione di eventi, si fa attenzione unicamente all’aspetto logistico-organizzativo, analizzando le caratteristiche oggettive che conducono alla buona riuscita dell’evento, tralasciando la sfera emozionale.
In questo post, ci vogliamo concentrare sulle percezioni, reazioni e aspettative di organizzatori e partecipanti. Lo facciamo raccontando l’esperienza delle finali EGMO, le Olimpiadi Europee Femminili della Matematica che si sono tenute presso il Centro Congressi il Globo dal 9 al 15 aprile 2018.
La competizione, organizzata dal Ministero dell’Istruzione e dall’Unione Matematica Italiana, ha visto la partecipazione di 195 studentesse provenienti da 51 nazioni. Sul podio anche 5 ragazze italiane, che hanno conquistato 4 medaglie di bronzo e 1 menzione d’onore.
L’impatto delle emozioni nella gestione di un evento
Le emozioni incidono notevolmente nella riuscita di un evento, intesa non solo come esecuzione ottimale, ma anche come memorabilità. La sfera emotiva ha un ruolo importante prima, durante e dopo l’evento: pensiamo all’eccitazione generata dall’attesa, oppure all’eccessiva preoccupazione che, se non frenata, può minare un risultato, e ancora all’entusiasmo di condividere l’esperienza vissuta.
Torniamo all’evento EGMO. Veronica Gavagna, Amministratrice dell’Unione Matematica Italiana, in veste di organizzatrice dell’evento, ci racconta qualche spaccato delle EGMO attraverso 4 emozioni.
PAURA che qualcosa vada storto
Dal punto di vista di un organizzatore di eventi, la preoccupazione principale è che tutto fili liscio.
“È stata una bella sfida – sostiene Veronica –tensione e stress sono stati all’ordine del giorno: avevo il timore che qualcosa andasse storto. Abbiamo fatto un notevole sforzo organizzativo, ci siamo messi alla prova sia personalmente che come commissione, ma senza dubbio è stata una bella esperienza, molto istruttiva”.
Quando si organizza eventi, provare un po’ di ansia è normale. Ogni organizzatore deve far fronte a imprevisti e problemi da risolvere. In questo senso, è fondamentale avere uno staff di sede capace di ascoltare ed entrare in sintonia con l’organizzatore.
Veronica continua: “Adele del Centro Congressi il Globo è una persona molto empatica, le sue doti di comprensione e flessibilità hanno contribuito a creare un clima sereno e tranquillo, agevolando l’evento e le persone coinvolte. Tutto lo staff si è fatto in quattro per dare risposta alle nostre esigenze.”
Dal punto di vista delle “atlete” quali sono state le emozioni e le aspettative che hanno accompagnato l’attesa dell’evento?
“Non sono una persona calma – spiega Maria Bevilacqua, studentessa di Avellino – via via che le olimpiadi della matematica si avvicinavano, l’ansia cresceva. Ero molto preoccupata, ma speravo di non farmi prendere dal panico e di dare il meglio di me. Ho portato con me il mio cubo di rubik come anti stress e le scarpette autografate dalla campionessa del mondo di ginnastica ritmica, come portafortuna!”
STUPORE, l’emozione da non perdere mai
Lo stupore è correlato alla meraviglia suscitata da una situazione nuova o inaspettata. Spesso in secondo piano, è un’emozione molto importante, in quanto collegata all’elasticità mentale e a un approccio alla vita positivo e curioso.
“Quest’anno – va avanti Veronica – EGMO ha selezionato l’Italia come paese ospitante. La scelta è ricaduta su Firenze, non solo per questioni logistiche, ma anche per le opportunità e il fascino della città. Molte atlete, provenienti da paesi lontani come Kazakistan e Australia, non avevano mai viaggiato prima: quando hanno visto Firenze sono rimaste letteralmente a bocca aperta!”.
Quando l’evento va bene è subito GIOIA!
“È stata una soddisfazione enorme vedere le nostre ragazze conquistare il podio con 4 medaglie di bronzo! – sostiene Veronica. Avvertire la loro felicità, mi ha davvero ripagata di tutto lo stress relativo all’organizzazione. Tutto l’evento è andato bene e ha raggiunto il suo scopo originario: creare una comunità di ragazze che provengono da culture diverse, ma che condividono la passione per il linguaggio universale della matematica”.
Giorgia Benassi, toscana è tra le vincitrici della medaglia di bronzo: “È stato molto emozionante partecipare, sono contentissima del risultato. Entrambi i giorni della gara, avevamo a disposizione quattro ore e mezza di tempo per risolvere tre problemi. Pensavo di non avere abbastanza tempo e invece ho anche avuto modo di tornare a riflettere su dei passaggi che all’inizio mi erano sfuggiti”.
Una nota di TRISTEZZA quando l’evento finisce
La tristezza è l’emozione tipica della perdita, della delusione o della fine di qualcosa. In un evento come e quando può manifestarsi? Ad esempio con una performance non soddisfacente.
“Le nostre ragazze – sostiene Veronica – provano lo stesso ventaglio di emozioni degli atleti: si sono allenate durante tutto l’anno e le EGMO, sono solo il risultato di una lunga selezione. Hanno timore di vanificare tutti i sacrifici a causa di una piccola distrazione. Nei momenti di sconforto si incoraggiano a vicenda, ma hanno anche un team leader con il quale confidarsi. Ovviamente le ragazze che non sono riuscite a svolgere gli esercizi in maniera corretta sono rimaste deluse”.
“La cosa più sorprendente di quest’evento è che la tristezza– continua Veronica – si è manifestata non tanto nelle ragazze che non sono riuscite ad avere un buon risultato, ma nel momento dei saluti finali. Le guide che avevamo selezionato per fare da traduttrici durante l’evento, ad esempio, hanno legato così tanto, che per loro è stata una tragedia separarsi.
Linda Friso, di Padova, è alla sua terza partecipazione: “Alle EGMO ho imparato a dare il meglio di me stessa, a mettermi alla prova, a reagire davanti a delle delusioni; ho allargato i miei orizzonti entrando in contatto con culture diverse, ho viaggiato e soprattutto ho conosciuto delle ragazze davvero fantastiche”.
Redattrice
Tra un post e l’altro mi diletto con qualche concertino, un buon libro e un pizzico di meditazione. Ma niente mi rende più felice di viaggiare per il mondo zaino in spalla. Il mio motto è: l’importante è partire!
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