La scelta della location può fare la differenza tra la buona riuscita di un evento o il disastro. Con questo post vogliamo dare delle risposte concrete alle necessità di chi, come te, organizza eventi, attraverso l’analisi di una case history di successo: il 17°Congresso Nazionale di SIDAPA, Società Italiana di Dermatologia Allergologica Professionale e Ambientale.
Come sai, nella scelta della location entrano in gioco obiettivi, aspettative, budget, dimensione e vincoli organizzativi. Come creare una corrispondenza tra tutti questi fattori e la scelta della sede giusta?
Ecco 3 linee guida per indirizzarti nella scelta della giusta location per il tuo evento
1. Destinazione e posizione della location
L’ubicazione della location è fondamentale. Pensa agli ospiti: da dove arrivano e con che mezzo? Spostamenti lunghi e frammentati non mettono di buon umore le persone che partecipano ad un congresso. È bene quindi partire con il piede giusto e scegliere una sede ben collegata alle principali vie di comunicazione, meglio ancora se in una città che offre attrazioni post-congresso.
Che ne dici di Firenze? Ad un passo dal Ponte Vecchio e a soli 5 km di distanza dalla stazione, ma con la comodità di essere fuori dalla ZTL. Questi sono alcuni dei motivi che hanno spinto il Dr. Massimo Gola, presidente di SIDAPA, a scegliere FH55 Hotels Grand Hotel Mediterraneo – Centro Congressi Il Globo come sede del 17° Congresso Nazionale. Senza contare la possibilità, per gli ospiti automuniti, di raggiungere la struttura dal vicino ingresso autostradale di Firenze Sud, a 6 km, e parcheggiare comodamente nel garage privato di 60 posti.
2. Tipologia di sede e dimensioni delle sale meeting
Albergo o centro congressi? L’albergo coniuga ospitalità, spazi meeting e ristorazione in un’unica sede, ma spesso non ha sale adeguate a grandi numeri. Di contro, il centro congressi offre spazi ottimali e attrezzati, ma spesso i servizi (pernottamenti, catering, tempo libero) vanno organizzati a parte. Questo si traduce in un maggiore stress per te, che ti trovi ad avere più referenti e quindi tempi lunghi e più margini di errore.
Che ne dici di un centro congressi alberghiero? Ecco la soluzione che unisce il comfort e i vantaggi dell’albergo, con la disponibilità di sale meeting adeguate per tutte le funzioni: sessioni plenarie, sotto-sessioni, centro slide, magazzini.
“Ho scelto FH55 Hotels Grand Hotel Mediterraneo – Centro Congressi Il Globo – sostiene il Dr. Massimo Gola – perché in un’unica location offre tutti i servizi necessari per le esigenze della meeting industry di oggi: l’eleganza di un quattro stelle con 327 camere e 3 sale ristorante da 400 posti complessivi, e ancora ben 15 sale meeting modulabili e con luce naturale, dotate di moderne tecnologie”.
Il grande dilemma: quante persone parteciperanno all’evento congressuale?
Questa è l’incognita principale con cui ti sarai ritrovato a fare i conti almeno una volta, perché il tuo committente difficilmente riesce ad avere una stima reale dei partecipanti. FH55 Hotels Grand Hotel Mediterraneo – Centro congressi il Globo è in grado di ospitare 300 persone in un’unica sala e fino 600 persone tramite sistema di videoconferenza fra i saloni. È il più grande centro congressi alberghiero di Firenze.
“La mia preoccupazione maggiore – continua il Dr. Massimo Gola – era quella di avere un numero di partecipanti troppo elevato rispetto ai già ampi spazi della struttura. Parlare di questo dubbio con lo staff è stato fondamentale per ipotizzare un eventuale piano B”.
Proprio questo dubbio porta al terzo punto da valutare per scegliere la giusta location per il tuo evento congressuale.
3. Il valore del personale: flessibilità, tempestività e capacità di risolvere i tuoi problemi
Ogni location ha dei limiti strutturali che devi considerare in relazione alla tipologia e grandezza del congresso da organizzare. Ma entro questi limiti, c’è un fattore molto importante che può fare la differenza nella riuscita dell’evento: le persone e la loro capacità di rispondere con prontezza e flessibilità.
Come capire se lo staff della location che scegli, ha la capacità di offrire al tuo committente soluzioni davvero adatte alle sue esigenze? Durante il primo contatto, valuta la velocità di risposta alle email e l’abilità nel capire e soddisfare le tue aspettative.
“Organizzare un congresso è molto complicato, ma aver instaurato con Ilaria Tarchi, responsabile dell’ufficio Mice, una reciproca capacità di comprensione, ha semplificato tutti i processi organizzativi – sostiene il Dr. Massimo Gola – non mi sono mai sentito rispondere un no”.
Massimo Gola prosegue: “C’è un’ampia elasticità nell’utilizzo degli spazi e una grande disponibilità di fronte a qualunque richiesta. Per l’area espositiva delle aziende, avevo bisogno di una posizione di grande visibilità, lontano dalla sede congressuale: un’ottima soluzione è stata allestire la hall dell’albergo, che ha ospitato sia gli stand che il coffee break per 300 persone. Per tornare al timore di un numero elevato di iscritti, ho richiesto una tendostruttura all’ingresso del Centro Congressi e, anche se non ne abbiamo avuto bisogno, mi è stato fornito un preventivo in un battito di ciglia”.
Con queste dritte, speriamo di averti dato qualche utile spunto per individuare le caratteristiche da tenere in considerazione nella scelta di una location dove organizzare un grande congresso.
Noi possiamo aiutarti mettendoti a disposizione i nostri 15 ampi e modulabili spazi meeting, le nostre 327 confortevoli camere e i nostri eccellenti servizi di F&B, ma soprattutto la professionalità e l’accoglienza del nostro personale.
Scopri il nostro Centro Congressi il Globo.
Redattrice
Tra un post e l’altro mi diletto con qualche concertino, un buon libro e un pizzico di meditazione. Ma niente mi rende più felice di viaggiare per il mondo zaino in spalla. Il mio motto è: l’importante è partire!
Comments are closed.